Coleção MX - Códices do Poder Judiciário

Em 1989 foi feito um trabalho de identificação de códices do Poder Judiciário que não haviam recebido tratamento técnico, localizados em caixas metálicas no antigo depósito 508 (103 caixas). Após a identificação, estes foram transferidos para um depósito destinado a documentos encadernados e colocados nas estantes de forma apropriada; os que não tinham condições de permanecer nas estantes foram novamente acondicionados em caixas metálicas.
O processo de identificação consistiu em estabelecer os fundos. Foram elaboradas listagens por fundo, com as seguintes informações sobre cada códice: conteúdo, datas-limite, numeração original e a numeração seqüencial. De uma maneira geral, a identificação obedeceu às informações que estavam na folha de rosto do códice ou no seu interior.
Em 2005 foi feita uma revisão do trabalho realizado em 1989, merecendo especial esclarecimento sobre o processo de identificação o seguinte:

1) Pretorias e varas - Foi utilizado o fluxograma com a cronologia da sucessão de pretorias e varas cíveis e criminais do Rio de Janeiro, elaborado pela Seção do Poder Judiciário do Arquivo Nacional. No caso do códice abranger dois períodos diferentes da estrutura administrativa, foi considerado o período que correspondia à maior parte do livro;
2) Juízo de Órfãos - Foram identificados códices que faziam referência às seguintes instituições: Juízo de Órfãos, Juízo dos Órfãos e Ausentes, Juízo de Defuntos e Ausentes e Juízo de Ausentes. Após pesquisa feita pela Seção de Pesquisa, verificou-se que todos se sucederam, por períodos curtos, exercendo a mesma função. Optou-se, então, por reuni-los sob o fundo que teve a duração mais longa: Juízo de Órfãos.
Outro problema encontrado foi com os livros de “entrada e saída de dinheiros do Cofre dos Órfãos”. Após pesquisa feita em um relatório sobre o trabalho da “Comissão de Exame do Cofre dos Órfãos”, verificou-se que estes livros pertenciam ao Juízo de Órfãos e que tinham sido recolhidos por esta comissão para os estudos devidos. Decidiu-se, então, considerar como fundo aquele que os produziu: Juízo de Órfãos.
3) Corte de Apelação, Casa da Suplicação e Relação do Rio de Janeiro - Muitos códices foram identificados como pertencentes a um dos três fundos acima citados pela função que estes tribunais exerceram no período correspondente. Porém, aqueles documentos que não traziam informações que esclarecessem qual dos três os tinha produzido, tiveram seu fundo considerado como Relação do Rio de Janeiro, por ser o tribunal que teve a duração mais longa.
4) Juízo Especial do Comércio da 2ª Vara - Os livros de Apontamentos e de Registro de Protestos e Letras passaram a ser produzidos pelo Juízo do Comércio, após a extinção do Tribunal do Comércio da Corte em 1875. Deste modo, estas séries ficaram repartidas em dois fundos, uma vez que se optou considerar a instituição produtora como fundo.
5) No final do trabalho, alguns livros ainda ficaram sem identificação. Foram elaboradas duas listas diferentes com os nomes “Índices” e “Fundos não identificados”. Os Índices foram agrupados à parte, pois formavam um grupo quantitativamente significativo em relação aos demais códices de fundos não identificados.
6) Por fim, é necessário esclarecer que o trabalho executado em 1989 consistiu em uma identificação preliminar e, após a revisão executada em 2005, só permanecem na coleção os códices de fundos ainda não organizados.